Loại máy in nào là tốt nhất cho
công việc văn phòng của bạn?
Máy
in laser đơn
sắc truyền thống dành cho doanh nghiệp vẫn tiếp tục bán chạy, nhưng máy in tốt
nhất cho doanh nghiệp là loại máy in nào: dùng công nghệ in phun, laser, LED
hay mực dạng đặc; ngoài ra còn phải chọn loại máy đa năng hay đơn năng? Làm thế
nào để quyết định loại công nghệ nào và chức năng gì là tốt nhất cho doanh nghiệp?
Để chọn
được loại máy in phù hợp cho văn
phòng, bạn hãy tìm câu trả lời cho các câu hỏi sau. Số tiền mà doanh nghiệp của
bạn có thể chi trả là bao nhiêu? Hãy xem xét loại tài liệu sẽ in, số lượng in,
các tính năng cần thiết và có thể thêm tính năng nào? Bạn cũng phải kiểm tra
chi phí vật tư tiêu hao để xem bạn có thể chịu được chi phí hiện tại hay không.
Chọn theo giá
Dĩ nhiên
bạn không muốn phải chi trả hơn khả năng. Nhưng trước khi quyết định mua chiếc
máy in rẻ nhất bạn có thể tìm được, hãy xét xem “rẻ” thật sự nghĩa là gì, và tại
sao máy in rẻ nhất lại không đồng nghĩa với lựa chọn tốt nhất.
Loại máy
in dành cho doanh nghiệp được hầu hết các hãng sản xuất máy in cung cấp là những
máy in có giá ban đầu càng thấp và chi phí thay mực càng cao. Kết quả là, người
duy nhất có thể được lợi từ giá máy in thấp với chi phí phụ cao là người in rất
ít, và kéo dài thời gian giữa các lần thay mực càng lâu càng tốt. Trừ phi bạn
có nhu cầu in ít, bạn nên kiểm tra chi phí mực in trước khi mua máy để khỏi bị
ngạc nhiên do thiếu hụt ngân sách về sau.
Chọn theo công nghệ
Chọn máy in dựa vào công nghệ không phải là
khó như trước đây, vì không còn nhiều khác biệt giữa tốc độ và chất lượng bản
in. Nếu bạn chỉ thường in văn bản bình thường như thư từ, bảng tính, hay tài liệu
không có nhiều đồ họa, trừ một vài logo đơn giản hay đường thẳng, thì máy in
laser hay LED đơn sắc cũng đủ dùng cho bạn. Các chi phí vật tư phụ cho loại máy
in này cũng rất rẻ.
Máy in laser hay LED màu có vẻ là bước
phát triển tự nhiên đi lên từ các mẫu máy đơn sắc, nhưng quá trình chuyển tiếp
đang xảy ra rất chậm. Một lý do chính là máy in màu mắc tiền hơn và mực in màu
cũng mắc; do đó, các doanh nghiệp phải thu xếp sử dụng in màu sao cho có thể
tránh dùng quá mức hay dùng không đúng cách. Một yếu tố quan trọng khác là chất
lượng ảnh. Hầu hết máy in laser và LED đều khó in ra được hình ảnh mượt mà.
Chất lượng
hình tuyệt hảo là lý do duy nhất để máy
in phun đáng được nhiều doanh nghiệp quan tâm. Có nhiều mẫu máy dùng riêng
cho văn phòng có tốc độ và chất lượng in cạnh tranh. Linh hoạt về khả năng
thích hợp nhiều loại giấy in là một đặc điểm khác cần nhấn mạnh khi mua hàng,
vì vài mẫu máy in có thể in trên vải
được thiết kế đặc biệt, trên áo thun hay ngay cả trên CD/DVD.
Máy in mực dạng đặc, hiện chỉ có Xerox
sản xuất, sử dụng một công nghệ độc đáo làm tan những khối mực giống sáp rồi
phun chất lưu nửa lỏng này qua các lỗ thật nhỏ ở đầu in lên giấy. Không giống
như các hộp mực in hay bột màu, các khối mực này không dùng bao bì plastic, và
do đó ít tốn phí vận chuyển, kho bãi và môi trường (Tham khảo:Xerox chế tạo máy
in phun dùng mực đặc, làm nóng giấy) Chất lượng ảnh của máy in mực dạng đặc gần
giống như của máy in laser hay LED, cũng thỏa đáng nhưng không tốt bằng máy in
phun. Công nghệ này thích hợp với văn phòng nhỏ muốn in nhanh hơn in phun,
nhưng ít phức tạp hơn in màu laser hay LED. Máy in mực dạng đặc có thể cạnh
tranh ngang ngửa với máy in laser hay LED.
Chọn theo qui mô doanh nghiệp và
khối lượng in
Khối lượng
bạn cần in ra là bao nhiêu? Mỗi ngày vài tờ, vài chục tờ hay vài trăm tờ? Bạn
là người duy nhất sử dụng máy in hay các đồng nghiệp của bạn cũng sẽ dùng máy
in? Để khỏi bị kẹt giữa tình trạng có quá nhiều hay quá ít máy in, bạn phải xét
xem tính năng nào là thích hợp với nhu cầu của bạn.
Hãy chọn
một máy in phun hay laser nếu bạn là
người sử dụng duy nhất và bạn không tính in hơn vài chục trang mỗi ngày. Loại
máy này có tốc độ chậm, không có các tính năng thông dụng như tự động in hai mặt,
và có thể phải tốn thêm chi phí phụ tốn kém hơn. USB là kiểu kết nối tiêu biểu,
nhưng cũng nên xét đến tính năng kết nối mạng không dây sau này.
Đối với
máy in cho nhiều người dùng, tính năng kết nối mạng internet rất quan trọng để
dễ dàng chia sẻ. Tính năng nối mạng không dây có thể hữu dụng cho những nhóm
làm việc nhỏ hơn, nhưng tốc độ và độ tin cậy thường khác nhau.
Một cách
đơn giản để đánh giá khối lượng cần in là tự hỏi bạn phải nạp lại khay giấy bao
lâu một lần. Đối với nhiều người, câu trả lời là mỗi ngày không quá một lần.
Theo dõi việc sử dụng giấy trong vài ngày và kiểm tra xem khay giấy tiêu chuẩn
của máy in có vượt quá số lượng giấy in trung bình hàng ngày, tùy thuộc vào số
lần bạn muốn thay giấy. Một cách khác là bạn hãy luôn giữ khối lượng in thực tế
hàng tháng dưới mức mà bảng thông số kỹ thuật của máy in thể hiện.
Chọn theo tốc độ
Khối lượng
bạn dự định sẽ in cũng giúp xác định tốc độ, khả năng xử lý và bộ nhớ mà máy in
của bạn cần phải có.
Bạn nên
thận trọng khi xét đến các đặc tả tốc độ của máy in vì chúng có thể không phản
ánh được cách bạn sử dụng. Tuy nhiên, các đặc tả này cũng cho thấy máy in có thể đạt được đến mức độ nào
đó trong điều kiện tối ưu. Một máy in có tốc độ in ra dưới 20 trang/phút (ppm)
được xem là khá chậm; tốc độ in ra từ 20 ppm đến 40 ppm là thích hợp cho hầu hết
các văn phòng; và máy in có tốc độ trên 40 ppm được dùng để in khối lượng lớn
hơn (và các máy in như thế có giá tùy theo tốc độ).
Máy in chủ không có riêng khả năng xử
lý hình ảnh. Thay vào đó, chúng tùy thuộc vào một máy tính được kết nối để xử
lý tác vụ này. Đối với máy in có BXL chuyên dùng, tốc độ xử lý càng cao, máy sẽ
nhận lệnh, hiểu được và in ra một tác vụ càng nhanh.
Bộ nhớ
máy in bạn nên có tùy thuộc vào số lượng và kích thước tài liệu công việc dự kiến
phải in. Dung lượng bộ nhớ tiêu biểu cho một máy in doanh nghiệp có thể từ 64MB
đến 256MB. Các model máy in cao cấp
hơn còn có khả năng mở rộng bộ nhớ.
Chọn theo khả năng xử lý giấy
Máy in bạn chọn nên có khả năng xử lý
giấy tương xứng với công việc hiện tại của bạn, và máy phải có thể mở rộng để
thích nghi với sự tăng trưởng sau này. Vài máy in doanh nghiệp ở mức thấp nhất
có công suất khay giấy chuẩn ít nhất là 150 trang, đủ để dùng cho một nhóm làm
việc nhỏ, khối lượng thấp; đáng tiếc là hầu hết các mẫu máy như vậy không thể mở
rộng được. Công suất tối thiểu tiêu biểu hơn là 250 trang. Có vài máy in có khe hay khay phụ để nạp bì
thư hay các loại giấy in dày khác, hoặc cho phép bạn lắp đặt thêm khay nạp giấy
mua riêng. Nếu bạn thường xuyên nạp nhiều kiểu hay cỡ giấy khác nhau, bạn nên
có khay dành riêng cho mỗi kiểu để tiết kiệm thời gian và bớt bị bực mình.
Máy in bạn dự định mua cũng nên có tính
năng in hai mặt tự động. Dùng tính năng này sẽ làm công việc in chậm lại, nhưng
bạn sẽ tiết kiệm tiền bằng cách cắt giảm một nửa số giấy sử dụng, và điều này
có thể có giá trị nhiều hơn số thời gian bị mất.
Các máy
in hiện đại có thể in bì thư, nhãn dán, và thẻ bìa cứng thật sự dễ dàng, nhờ đường
dẫn giấy thẳng hơn của hầu hết các máy in phun và của vài máy in laser, và nhờ
có khe nạp giấy bằng tay tránh được những chỗ đổi hướng gắt. Các máy in laser cao cấp còn có thêm bộ phận
nạp giấy và hoàn thiện để xếp thứ tự, dập đinh kẹp, và xếp chồng bì thư hay bưu
thiếp. Máy in khổ rộng cho phép bạn in các khổ giấy lớn hơn khổ letter
(8,5x11”) và legal (8,5x14”).
Chọn theo chức năng
Nếu bạn
chỉ cần in tài liệu, có thể bạn sẽ không cần máy in đa chức năng MFP
(multifunction printer) hay đôi khi còn được gọi là máy in tất cả-trong-một
(All-in-One). Nhưng nếu bạn cần số hóa các tài liệu giấy hay chia sẻ tài liệu với
người khác, bạn có thể cần một máy in MFP để chụp bản sao, tạo hình ảnh điện tử
của tài liệu và lưu trữ hay gửi email các tài liệu này. Các máy in MFP cho
doanh nghiệp nên có khay nạp giấy tự động ADF (automatic document feeder) để
quét tài liệu nhiều trang dễ dàng hơn.
Dù máy
in MFP có vẻ là xu hướng trong tương lai, kiểu máy này có vài mặt hạn chế. Nếu
văn phòng bạn có nhiều công việc phải làm, nếu dùng một máy duy nhất để đáp ứng
nhu cầu in, sao chụp, quét và gửi fax, máy sẽ bị quá tải và người dùng sẽ thấy
nản. Về lâu dài, để quét hàng trăm hay hàng ngàn trang tài liệu, bạn sẽ cần một
máy quét tài liệu chuyên dụng có khay ADF để công việc dễ dàng hơn.
Hãy tính toán chi phí mực in
Hãy bỏ
qua chi phí đầu tư ban đầu cho máy in
đơn năng hay đa năng của bạn. Qua thời gian, chi phí để thay mực in sẽ vượt quá
giá của máy in. Hãy đảm bảo rằng chi phí phụ phải nằm trong khả năng chi trả của
bạn, và hãy tham khảo giá cả cẩn thận. Theo kinh nghiệm, giá bán của máy in càng rẻ thì giá mực in càng cao.
Kết luận: Máy in tốt nhất là máy
đáp ứng được yêu cầu và hợp túi tiền của bạn
Việc tìm
mua máy in tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn không khó khăn và tốn kém. Tất cả
các công nghệ hiện có đều phù hợp hay tốt hơn, nên điều quan trọng hơn là bạn
phải tập trung vào tính năng và khả năng mà bạn cần ở máy in.
nguồn :
Sưu tầm
Công ty Cổ Phần Thiết bị Văn Phòng AT Việt Nam _ xin gửi tới Quý Khách Hàng lời chào trân trọng và thành đạt.Cảm ơn quý khách hàng đã quan tâm hợp tác và ủng hộ - AT Việt Nam trong suốt thời gian qua. Chúng tôi luôn lắng nghe và tiếp thu ý kiến khách hàng để cung cấp những sản phẩm với giá cả hợp lý nhất, dịch vụ hoàn hảo nhất đến với khách hàng.
